Praca bez chaosu

Czy kiedyś zdarzyło Ci się wyjść z pracy ze świadomością, że nie wszystko co miało być zrobione tego dnia udało się zrobić ? Tak ? Często ? Podpowiadamy, jak można zreorganizować pracę tak, by szła sprawnie, szybko i skutecznie, na dodatek zostawał jeszcze czas na odpoczynek.

praca-bez-chaosu

  1. Cele – każda praca wykonywana jest po to, żeby osiągnąć jakiś cel. Określ wszystkie swoje cele i uszereguj je według ważności i pilności, później realizuj po kolei sprawdzając na liście, czy któregoś nie pominąłeś.
  2. Organizator – znajdź sobie pomocnika – program lub aplikację, w których będziesz zapisywać plan dnia. Nie będzie już obaw, że o czymś zapomnisz, łatwiej też będzie Ci objąć całość zadań i rozplanować je w czasie.
  3. Kalendarz – przyda się do ustalania harmonogramu pracy własnej, która nie powinna zajmować więcej niż 60% ogólnego czasu pracy. Praca własna to na przykład sporządzanie listy zamówień, pisanie raportu dla zarządu, oferty dla kontrahenta, czy postów na służbowy fanpage.
  4. Desynchronizacja – wyłącz synchronizację i powiadomienia w skrzynce pocztowej. Każdy nowy e-mail odrywa Cię od wykonywanej właśnie czynności, a większość z nich nie jest dla Twojej pracy istotna. Sprawdzaj pocztę maksymalnie trzy razy dziennie, na maile pilne odpisuj od razu po sprawdzeniu, na resztę pod koniec pracy. Powszechnie przyjmuje się, że e-mail nie jest najszybszą formą komunikacji i jeśli ktoś potrzebuje natychmiastowej informacji, to używa w tym celu telefonu.
  5. Odmowa – nie możesz być zawsze i wszędzie. Odmawiaj, gdy uczestnictwo w czymś nie jest konieczne, albo gdy jest to próba narzucenia Ci cudzych obowiązków. Jeśli będziesz robić wszystko dla wszystkich, Twoje cele odsuną się lub, co gorsze, nie zostaną zrealizowane.
  6. Porządek – nie wprowadzaj od razu polityki czystego biurka, ale postaraj się segregować dokumenty i przybory biurowe tak, aby od razu było wiadomo gdzie co jest. Te ważniejsze i najczęściej wykorzystywane najbliżej, używane sporadycznie dalej. Pozwoli Ci to uniknąć marnowania czasu na przekopywanie się przez sterty papierów i szuflady na przykład w poszukiwaniu długopisu lub tonera do drukarki w połowie drukowania.
  7. Lista – w wielu zawodach lista kontrolna jest używana powszechnie. Określ swoje cykliczne obowiązki i sporządź dla nich własną checklistę. Pozwoli Ci to uniknąć pominięcia czegoś w codziennej rutynie.
  8. Szablon – przygotuj sobie szablony dokumentów i maili, które są do siebie podobne, w ten sposób zyskasz czas nie musząc za każdym razem tworzyć ich od nowa.
  9. Podsumowanie – pod koniec tygodnia pracy przejrzyj i podsumuj wszystko, co udało Ci się zrobić, sprawdź listy zadań i ich realizację. Wypisz to, co masz do zrobienia w następnym tygodniu.
  10. Oczekiwanie – kolejną listę przeznacz na sprawy oczekujące, które zależą od kogoś innego. Za każdym razem, gdy zlecasz komuś jakieś zadanie, albo oczekujesz czegoś od kontrahenta, wpisz na listę „kto – co – na kiedy” np. Kowalski – faktura za towar – 02.08 lub Nowak – projekt ulotki – 17.09. Sprawdzaj listę przynajmniej raz na tydzień i przypominaj na co czekasz.

Autorka artykułu:

[column size=”one-third”]

moi3

[/column][column size=”two-third” last=”true”]

Natasza Słomka

Kulturoznawca, przedsiębiorca, miłośniczka psów, kryminałów i poszerzania horyzontów. Upust artystycznym ciągotom daje jako pisacz, rysowacz i pstrykacz.

[/column]

You may also like...